Ausschreibungen finden und vorprüfen
Ihr digitaler Mitarbeiter prüft laufend neue Veröffentlichungen, liest die Unterlagen der passenden Verfahren und stellt die entscheidenden Anforderungen zusammen. Über Angebot oder Absage entscheiden Sie.
Kostenlose Einschätzung per E-Mail. Beispielakte ansehen
Warum die Vorprüfung Zeit kostet
Öffentliche Verfahren erscheinen laufend, und die Unterlagen sind umfangreich. Die Muss-Kriterien stehen in der Eignungsprüfung, die Fristen im Anschreiben, das Stundengerüst in einer Anlage, die Referenzanforderung wieder woanders.
Diese Vorarbeit hat in vielen Betrieben keine eigene Stelle. Dann werden Verfahren zu spät gesichtet, oder es fließt Arbeit in eine Ausschreibung, die an einem Muss-Kriterium ohnehin gescheitert wäre.
Damit sich Ihre Kalkulation auf die Verfahren konzentriert, die wirklich geprüft werden sollen, übernimmt der digitale Mitarbeiter die Vorarbeit davor.
Ausschreibungsportal oder Ausschreibungsservice?
Ein Ausschreibungsportal zeigt Ihnen neue Verfahren. Lesen, Abgleichen und Aussortieren bleiben bei Ihnen. Ein digitaler Mitarbeiter setzt danach an: Er liest die Unterlagen der passenden Verfahren und legt Ihnen Muss-Kriterien, Nachweise und Fristen vor.
Beides schließt sich nicht aus: das Portal für den Überblick, der digitale Mitarbeiter für die Vorprüfung.
So arbeitet der digitale Mitarbeiter
Er beobachtet die Quellen
Neue Veröffentlichungen prüft er gegen Ihr Suchprofil. Was an einem Ausschlusskriterium scheitert, fällt mit Begründung heraus.
Er liest die Unterlagen
Muss-Kriterien, Nachweise, Fristen und auffällige Anforderungen, auf wenigen Seiten. Zu jeder Angabe die Fundstelle.
Er gleicht ab
Gegen Ihren Nachweisbestand. Er benennt, welche Zertifikate oder Referenzen fehlen.
Er liefert im Rhythmus
Zum Beispiel eine wöchentliche Übersicht und die Akte, sobald ein passendes Verfahren auftaucht. Den Rhythmus legen Sie fest.
So sieht eine Akte aus
Per E-Mail und in einen Ordner Ihrer Wahl.
Beispielakte · gekürzt
Pfortendienst mit Wach- und Revierkontrolldienst, Staatsministerium in München
Eckdaten
- Verfahren
- Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU), höchstens 5 Bewerber
- Fristen
- Teilnahmeanträge bis 22.09.2026, Angebote bis 25.11.2026
- Laufzeit
- 01.06.2027 bis 31.05.2029, Verlängerung um je ein Jahr
- Zuschlag
- Preis als einziges Kriterium
- Stundengerüst
- Rechnerisch 336 Std. pro Woche, 17.520 Std. pro Jahr. Das Leistungsverzeichnis rechnet mit 17.568 (Feiertage als eigene Tage).
Offene Punkte
- Auftragswert
- nicht feststellbar in Bieterfrage erfragt, nicht beantwortet
- Verlängerung
- Bekanntmachung bis 31.05.2031, Anlage L1331 nennt 31.05.2032
Muss-Kriterien mit Fundstelle
- Mindestens 100 Sicherheitsmitarbeiter (VZÄ) · Bekanntmachung
- Jahresumsatz jeweils mindestens 1,5 Mio. € in den letzten drei Jahren · Bekanntmachung
- Drei Referenzen 24/7-Pfortendienst, je mindestens 500.000 € pro Jahr, eine davon Landes- oder Bundesbehörde · Bewerberbogen
- Zuverlässigkeitsüberprüfung nach Art. 60a PAG vor Einsatzbeginn · Bekanntmachung
- Objektleitung Fachkraft für Schutz und Sicherheit, Deutsch mindestens C1 · Leistungsbeschreibung
Bei Ihnen: Teilnahme entscheiden, Referenzen und Umsatz belegen, kalkulieren.
Aus einer Arbeitsprobe für einen Sicherheitsdienstleister, Stand 16.09.2026. Das Verfahren ist öffentlich bekannt gemacht, der Auftraggeber der Probe ist anonymisiert.
Wie läuft die Ausschreibungsbearbeitung bei Ihnen heute?
Beschreiben Sie es in ein paar Sätzen. Wir prüfen, ob sich die Vorprüfung bei Ihnen an einen digitalen Mitarbeiter abgeben lässt, und schicken Ihnen eine schriftliche Einschätzung. Kostenlos.
Was bei Ihrem Team bleibt
- Die Entscheidung über Angebot oder Absage
- Kalkulation und Preisfindung. Der digitale Mitarbeiter sieht Ihre Preise nicht.
- Die rechtliche Bewertung strittiger Punkte
- Bieterfragen, Kontakt zur Vergabestelle, Abgabe
Besonders sinnvoll, wenn
Sie regelmäßig öffentliche Ausschreibungen prüfen, etwa als Sicherheitsdienstleister, Gebäudereiniger, in der Grünpflege oder Verkehrssicherung, als Handwerksbetrieb oder Lieferant der öffentlichen Hand.
So richten wir ihn ein
Assistent24 richtet den digitalen Mitarbeiter gemeinsam mit Ihnen ein. Dafür nehmen wir Ihr Suchprofil auf: Leistungsbereiche, Regionen, Auftragsgrößen, Ausschlusskriterien, dazu Ihren Nachweisbestand und zwei bis drei vergleichbare Referenzen. Nach dem Start schärfen wir den Filter anhand Ihrer Rückmeldungen nach. Bei der Einführung erfährt Ihr Team, nach welchen Regeln gefiltert wird und wie es Änderungen am Suchprofil einbringt. Umfang, Rhythmus und Preis werden vor dem Start festgelegt.
Im Gespräch klären wir zuerst, ob in Ihren Segmenten genug Verfahren anfallen. Wenn nicht, sagen wir das.
Fragen und Antworten
Worin unterscheidet sich das von einem Ausschreibungsportal?
Ein Portal zeigt Treffer. Der digitale Mitarbeiter liest die Unterlagen der passenden Verfahren und legt Ihnen Muss-Kriterien, Nachweise und Fristen vor. Beides lässt sich kombinieren.
Welche Quellen werden gelesen?
Die europaweiten Vergabeveröffentlichungen (TED und die eForms-Daten) sowie die zugehörigen Unterlagen, soweit sie öffentlich erreichbar sind. TED deckt die dort veröffentlichungspflichtigen EU-weiten Verfahren ab. Vor dem Start legen wir fest, welche Quellen für Ihre Segmente gelesen werden.
Wie oft bekomme ich Ergebnisse?
Im Rhythmus, den Sie festlegen, zum Beispiel wöchentlich. Bei kurzen Fristen kann eine frühere Bereitstellung vereinbart werden.
Muss ein System angebunden werden?
Nein. Ein E-Mail-Postfach und ein Ablageort genügen. Kein Zugriff auf ERP, CRM oder Kalkulationssysteme.
Was kostet das?
Umfang und Preis werden vor dem Start festgelegt. Sie richten sich danach, wie viele Verfahren in Ihren Segmenten anfallen und wie tief die Vorprüfung gehen soll.
Noch nicht sicher, ob sich das lohnt?
Beschreiben Sie kurz, wie die Ausschreibungsbearbeitung bei Ihnen heute läuft. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung. Auch ein Nein kann das Ergebnis sein.
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