Digitale Mitarbeiter für wiederkehrende Büroarbeit

Wiederkehrende Büroarbeit ist oft der einfachste Anfang

Viele Unternehmen möchten wiederkehrende administrative Abläufe automatisieren. Sie wissen genau, welche Arbeit jede Woche Zeit kostet, aber nicht, was sich davon sinnvoll automatisieren lässt. Typisch sind:

• Informationen recherchieren
• Unterlagen prüfen
• Angaben aus E-Mails oder PDFs zusammenführen
• Listen und Übersichten aktuell halten
• Standardfälle vorbereiten

Meistens erledigt das jemand nebenher, dessen Zeit eigentlich für andere Aufgaben gebraucht wird. Wird es eng, bleibt diese Arbeit als Erstes liegen.

Sie müssen noch nicht wissen, welche Automatisierung Sie brauchen, und auch nicht, wie sie technisch gebaut wird. Beschreiben Sie die wiederkehrende Arbeit, die bei Ihnen Zeit kostet. Wir prüfen, ob sich daraus eine klar abgegrenzte Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt, und setzen ihn um, wenn es passt.

Was ein digitaler Mitarbeiter übernimmt

Arbeit, die regelmäßig neu anfällt. Was er bearbeitet, legen Sie vorher mit uns schriftlich fest. Das Ergebnis hat eine feste Form, etwa eine Akte je Verfahren oder eine Tabellenzeile je Unternehmen, und ist nachvollziehbar: Recherchierte Angaben nennen ihre Quelle, bei anderen Aufgaben ist erkennbar, nach welcher Regel ein Vorgang bearbeitet wurde.

Entscheidungen und die Arbeit, für die Erfahrung und persönlicher Kontakt gebraucht werden, bleiben bei Ihrem Team. Fälle, die nicht zu den vereinbarten Regeln passen, gehen dorthin zurück.

Im Vertrieb

Der digitale Mitarbeiter übernimmt die Recherche. Ihr Vertrieb entscheidet, wen er anspricht, führt die Gespräche und entwickelt Kunden.

Bei Ausschreibungen

Er sucht und liest die Verfahren und stellt die Anforderungen zusammen. Ihre Fachleute entscheiden, kalkulieren und erstellen das Angebot.

Im Postfach

Er bereitet die wiederkehrenden Standardfälle vor. Ihr Team kümmert sich um die Ausnahmen und um die Kunden, bei denen es zählt.

Welche Arbeit würden Sie gern abgeben?

Ein paar Sätze genügen. Wir prüfen, ob sich daraus eine sinnvolle Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt, und schicken Ihnen eine schriftliche Einschätzung per E-Mail. Kostenlos und unverbindlich.

So kommen Sie zu einem digitalen Mitarbeiter

Assistent24 setzt den digitalen Mitarbeiter gemeinsam mit Ihnen um. Wir übersetzen die Aufgabe in klare Regeln, richten die nötigen Abläufe ein und verbinden die Quellen, aus denen er seine Arbeit bekommt.

• Aufgabe beschreiben. Ein paar Sätze per E-Mail genügen.
• Vorschlag bekommen. Schriftlich per E-Mail. Auch „dafür ist ein digitaler Mitarbeiter nicht sinnvoll“ kann das Ergebnis sein.
• Einrichten und einweisen. Regeln, Ergebnisformat und Rhythmus legen wir mit Ihnen fest. Bei der Einführung nehmen wir Ihr Team mit: Welche Regeln gelten, was mit Ausnahmen passiert, wo die Grenzen liegen und welche einfachen fachlichen Anpassungen möglich sind, halten wir schriftlich fest. Umfang und Preis werden vor dem Start festgelegt.

Entscheidungen und Kundenkontakt

• Jede Entscheidung. Der digitale Mitarbeiter liefert die Grundlage.
• Jede verbindliche Zusage zu Preis, Menge oder Termin.
• Die rechtliche Bewertung strittiger Punkte.
• Die Freigabe der Regeln, nach denen gearbeitet wird.
• Der Kontakt zu Ihren Kunden.

Der Unterschied zum KI-Telefonassistenten

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, während bei Ihnen niemand ans Telefon kann. Ein digitaler Mitarbeiter arbeitet über Stunden und Tage: Er liest Unterlagen, gleicht sie gegen Ihre Kriterien ab und liefert ein Ergebnis in fester Form.

Wenn bei Ihnen die Anrufe das Problem sind, fangen Sie mit dem Telefonassistenten an. Wenn die Arbeit nach dem Anruf liegen bleibt, mit dem digitalen Mitarbeiter. Was der Telefonassistent selbst abschließt, grenzt beides voneinander ab.